Sebagai catatan:
- Apa yg berhasil/bekerja/cocok buat saya, belum tentu berhasil/bekerja/cocok buatmu.
- Atau boleh jadi, hanya belum. Kamu belum melalui prosesnya, belum melewati fasenya. Jadi santai saja, jalani sambil evaluasi.
- Proses ini berlangsung dalam hitungan tahun, bukan sekian pekan atau bulan. Saya menjalani dan mengevaluasinya tahunan, memang lama.
Apa tujuan saya menulis ini?
Biar kamu enggak terjatuh ke kesalahan yang sama, yang menyebabkan kamu membuang sekian banyak waktu berharga untuk pekerjaan yang lebih penting.
Langsung ke fase pertama.
Fase Pertama
Berdalih takut lupa, saya mencatat semuanya.
Begitu muncul ide atau peluang baru, saya akan langsung mencatatnya dan berniat mengeksekusinya.
Bahkan ketika proses menemukannya tidak sengaja.
Misal, saya lagi iseng scrolling atau buka YouTube tanpa tujuan tertentu, lalu menemukan/mendapati ide atau peluang baru, saya akan langsung berencana menggarapnya.
Tanpa ba-bi-bu.
Hasilnya?
Karena jadi banyak yang tercatat, akhirnya:
- Saya malah jadi bingung sendiri, harus mengerjakan yang mana dulu.
- Saya malah lebih sibuk untuk men-checklist tugas, bukan menyelesaikan tugas. Ini dua hal yang jelas sangat berbeda.
- Saya memulai hari dengan kewalahan karena melihat ada begitu banyak tugas yang “harus” dikerjakan setiap hari.
Lalu bagaimana solusinya?
Bagaimana saya keluar dari fase ini?
Fase Kedua
Saya mengurutkan.
Berdasarkan apa? Lama waktu pengerjaan.
Jadi ketika ada pekerjaan-pekerjaan mudah yang tidak membutuhkan waktu lama untuk mengerjakannya, saya akan menaruhnya di urutan paling depan. Awal hari.
Saya juga mengurutkan berdasarkan waktu.
Seperti:
Pukul 9.30 saya harus melakukan ini, lalu pukul 10 melakukan itu, dst.
Bagaimana hasilnya?
1️⃣ Memang banyak tugas yang selesai, yang itu berarti banyak juga todo-list saya yang ter-checklist. Tapi hanya untuk tugas-tugas remeh.
Dan parahnya, itu berlangsung hampir setiap hari. Hanya sedikit tugas-tugas penting yang benar-benar selesai. Seringnya, terbengkalai atau tertunda.
2️⃣ Saya jadi terburu-buru setiap jamnya.
Ketika sedang fokus mengerjakan tugas A, saya terburu-buru dan terlalu dini menggarap tugas B hanya karena waktu menunjukkan bahwa ini saatnya mengerjakan tugas B.
Padahal tugas A belum kelar, sama sekali.
Waktu terasa seperti terjepit, tanpa ada tugas yang benar-benar selesai. Saya tidak bisa fokus dan tidak menghayati proses pekerjaan saya.
Lalu apa yang saya lakukan untuk mengevaluasi ini?
Fase Ketiga
Saya mengelompokkan tugas-tugas saya.
Mengategorikan tugas-tugas sesuai jenis pekerjaannya.
Gampangnya mungkin seperti ini:
Sebenarnya masih ada beberapa, tapi saya sebutkan saja yang paling mendominasi rutinitas saya.
Setelah dikelompokkan/dikategorikan, lalu apa?
Saya urutkan berdasarkan prioritas.
Karena sangat subjektif, definisi “prioritas” tiap orang pasti berbeda.
Bagi saya, prioritas adalah:
- Yang saat ini memberikan pemasukan dan dampak terbesar.
- Dan yang membutuhkan waktu lama untuk mengerjakannya, karena harus fokus.
Tidak ada lagi durasi. Tidak ada juga yang namanya waktu/jam.
Saya kerjakan sesuai urutan prioritas yang telah dibuat.
Tampak jauh lebih efektif dan lebih baik, ya?
Daripada fase-fase awal, iya. Jelas lebih baik daripada beberapa tahun lalu, setelah saya mencapai fase ini.
Tapi fase ini pun memunculkan masalah baru:
1️⃣ Prioritas jadi samar atau berubah seiring berjalannya waktu.
Ada banyak faktor yang sulit dijelaskan dengan kata-kata. Kamu harus merasakannya sendiri baru bisa memahaminya.
2️⃣ Beberapa tugas tidak terfilter, masuk begitu saja ke daftar todo-list. Ini lumayan memusingkan.
Akhirnya, saya sampai juga ke fase sekarang.
Fase Keempat
Sebenarnya mungkin ini bukan yang keempat. Masih ada beberapa fase lagi sebelumnya.
Tapi karena lupa dan kemungkinan garis besarnya juga sama, saya sebutkan seperti yang sudah kamu baca barusan.
Di Fase Keempat ini ada tugas-tugas yang penting dan memberikan pemasukan/dampak besar, tapi tidak perlu waktu lama.
Sebagai contoh, cold call/email/dll. Yang lebih akrab kita sebut: penawaran langsung.
Seperti:
- Mengirim pesan/broadcast WhatsApp atau email
- Menelepon langsung
- Upload story Instagram/WhatsApp
- Dll
Dampaknya terasa dengan cepat dan berpotensi menghasilkan.
Hanya berpotensi, bukan pasti.
Dan tidak butuh waktu lama, juga tidak perlu fokus yang dalam.
Bahkan kamu bisa melakukannya sambil berak.
Jadi, apa yang saya lakukan di Fase Keempat ini?
Karena mudah + cepat tapi juga penting, saya memasukkan tugas-tugas itu ke to-do list.
Tanpa diurutkan dan tanpa prioritas.
Jadi mungkin lebih tepat disebut reminder (pengingat), ketimbang to-do list.
Lalu ke mana tugas-tugas penting lainnya, yang butuh fokus lebih lama dan mendalam?
Saya masukkan ke dalam sebuah tabel seperti ini:
Saya susun tingkat prioritasnya menjadi:
- high (tinggi)
- medium (sedang)
- low (rendah)
Dan saya buat 3 kolom dalam tabel tersebut:
- To-Do (harus/akan dikerjakan)
- Doing (sedang dikerjakan)
- Done (kelar/beres/rampung)
Saya pakai aplikasi Notion.
Kalau mau, kamu bisa membuat tabel tadi di selembar kertas. Lalu tugas per tugasnya ditulis di sticky-note.
Nanti setiap tugasnya tinggal dilepas-tempelkan saja sesuai kolomnya. Apakah akan/sedang/sudah dikerjakan.
Tapi kalau mau pakai Notion juga dan mau versi yang lebih lengkap, kamu bisa pakai ini:
Hasilnya bagaimana?
Sejauh ini bagus. Saya jadi tahu tingkat prioritas untuk setiap tugas dan mana saja yang belum selesai.
Tapi saya juga tidak lupa dengan tugas-tugas penting lainnya, yang “remeh” (mudah & cepat) tadi.
Apakah ini sudah final?
Apakah ini formula terbaik?
Tentu saja belum. Saya masih merasa ada yang perlu dievaluasi. Hanya belum ketemu momentumnya saja.
Tapi mungkin kamu ingin melesat dan melompati saya lebih jauh, kamu bisa membeli dan mempelajari ini ⬇️
Dan satu lagi:
Tulisan ini hanya sampai di sini. Dan tugasmu selanjutnya adalah beraksi.
Apakah akan ada tulisan-tulisan seperti ini lagi?
Mungkin, bisa jadi. Insyaallah.
Saya sharing apa yang sudah kamu baca ini karena saya khawatir lupa. Atau besok mati, jadi enggak sempat berbagi. 😁
Semoga hidup kita semakin hari, terus semakin baik.
Dan semoga progres kita menuju goal yang diimpikan, semakin dekat terlihat. Amin … 🤲🏻
Selamat beraktivitas dan semoga bermanfaat. 😁👋🏻
Suka tulisan saya? Kemungkinan besar, kamu akan dengan senang hati mentraktir saya kopi 😁
#JalankeManaAja kaosnya 📲 ABUMUDA
Review wisata Indonesia paling lengkap 📲 NATFLO
Buat bekalmu #merintishidup 📲 Aset Hidup
Kebutuhan bisnismu 📲 Jasa Freelance
Beli:
HELMI SANTOSA 
Tinggalkan komentar